Escáner a carpeta; sencillo, práctico y rápido, muy rápido

Gestión documental / 07.02.20160 comments

¿Cuánto tiempo crees que invierte tu equipo en el proceso de escanear y preparar los documentos que guarda o envía tu empresa?

Si tienes varias impresoras multifunción para el trabajo de tu plantilla y tienes que escanear un volumen notable de documentos para realizar las labores cotidianas de tu negocio quizá te interese saber que hay un modo más rápido y eficaz de hacerlo, un modo que, además, supone un ahorro en costes para tu negocio. Ese modo es “de escáner a carpeta”.

Las impresoras multifunción convencionales, las que compramos en las grandes superficies por 50€, son lo más utilizado para realizar normalmente las tareas de escaneado de documentos en las empresas.

¡ EEEEEEEEEERROR !

La mejor solución es trabajar de un modo profesional y adquirir un equipo multifunción profesional, una fotocopiadora con funciones de escáner, para entendernos.

¡ AAAAACIERTO !

Por qué

  1. Por la velocidad. Las impresoras convencionales dependen del software instalado en el ordenador y de la velocidad a la que funciona. Por lo tanto el escaneo depende de lo potente que sea nuestro ordenador y de la velocidad a la que pueda hacerlo la impresora. Los equipos multifunción profesionales escanean por sí solos a su máxima velocidad y no instalas nada en tu ordenador.
  2. Por la funcionalidad. La mayoría de los equipos de impresión semiprofesionales no incorporan las mismas funciones que los equipos profesionales, de hecho son muy pocas las que tienen la posibilidad del escáner a carpeta, por poner un ejemplo.
  3. Por la sencillez. Los equipos profesionales multifunción simplifican enormemente esas tareas y las ejecutan con tan solo pulsar un par de teclas.
  4. Por los costes. Si tienes en tu empresa más de 4 impresoras convencionales te puedo casi asegurar que estás pagando un sobrecoste en consumibles y malgastando una cantidad de tiempo precioso, cuantificable en dinero, de tu equipo.

Imagina que tu empresa debe enviar a los clientes varios albaranes y facturas de forma recurrente. El proceso con una impresora convencional sería:

  • Colocar los documentos en el alimentador de originales para escanearlos.
  • Abrir el programa de escaneo en el ordenador.
  • Escanear los documentos.
  • Guardarlos.
  • Abrirlos para reunirlos en un solo documento PDF (requiere la instalación de un programa que lo permita).
  • Enviarlos.
  • Tiempo medio empleado para un documento de 10 páginas: 12 minutos.

El mismo proceso con un equipo profesional de oficina multifunción que permite pasar de escáner a carpeta:

  • Colocar los documentos en el alimentador de originales para escanearlos.
  • Seleccionar el usuario al que se va a enviar el archivo escaneado, pulsar un botón.
  • Pulsar el botón de copia de la fotocopiadora.
  • Enviar el archivo generado.
  • Tiempo medio empleado para un documento de 10 páginas: 2 minutos.

¿Cómo funciona entonces el “escáner a carpeta”?

Pues se trata de un proceso que se configura en la propia máquina y que envía el archivo resultado del escaneo a una carpeta en nuestro ordenador; de modo que no necesitamos instalar nada en ninguno de los ordenadores que vayamos a usar para escanear con ella ¿Lo quieres en un servidor de archivos? Hecho ¿Quieres enviarlo a una carpeta compartida por varios ordenadores? Sin problema ¿Necesitas que el fichero lo reciban varias personas a la vez? Tan sencillo como seleccionarlos en una pantalla. También puedes enviar los documentos a Google Drive o a Dropbox, entre otros servicios.

¿Puede hacer eso mejor y más rápido una impresora convencional?

No. Pero si estamos en un error, nos gustaría saberlo; así que deja tus comentarios y tu opinión o preguntas sobre el tema; y, si te parece interesante, compártelo en las redes sociales.

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